Tietosuojaseloste

 

 

ASIAKASTIETOREKISTERI (24.5.2018)

 

Rekisterinpitäjä

Hanna Kemppe
Haikankatu 4 21200 Raisio
040 730 6752
hanna.kemppe@kemppe.fi

 

Rekisterin nimi

Asiakastietorekisteri
Arjasmaa Yhtiöt Oy sekä tytäryhtiöt

 

Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus ja peruste

Rekisterin käyttötarkoitus on yrityksen asiakasrekisterin ylläpitäminen, asiakkaiden tilausten hallinnointi, arkistointi ja käsittely sekä asiakassuhteen hoitaminen.

Tietoja voidaan käyttää yrityksen toiminnan kehittämiseen, tilastollisiin tarkoituksiin ja henkilökohtaisemman kohdennetun sisällön tuottamiseen verkkopalveluissamme. Henkilötietoja käsitellään henkilötietolain sallimissa ja edellyttämissä rajoissa.

Rekisterin tietoja voidaan käyttää yrityksen omissa rekistereissä esimerkiksi mainonnan kohdistamiseen luovuttamatta henkilötietoja ulkopuolisille tahoille. Yritys saattaa käyttää asiakas- ja palvelusuhteen ylläpitämiseen yhteistyökumppaneita, jolloin osia rekisteritiedoista saatetaan siirtää yhteistyökumppanin palvelimille teknisten vaatimusten vuoksi. Tietoja käsitellään ainoastaan yrityksen asiakassuhteen ylläpitämiseen teknisten rajapintojen kautta.

Yrityksellä on oikeus julkaista asiakasrekisterin sisältämiä tietoja sähköisenä tai kirjallisena luettelona, ellei asiakas sitä erityisesti kiellä. Luettelolla tarkoitetaan tässä tapauksessa esim. postitustarroja suoramainoksiin tai vastaavia. Asiakkaalla on oikeus kieltää tietojen julkaiseminen ilmoittamalla siitä yrityksen asiakaspalveluun, sähköpostitse (s-postiosoite)
tai rekisterin yhteyshenkilölle.

 

Rekisterin tietosisältö

Henkilörekisteri sisältää seuraavia tietoja:
Henkilön etu- ja sukunimi
Edustamansa yhteisö/yritys
Sähköpostiosoite
Postiosoite
Puhelinnumero
Tiedot aikaisemmista tilauksista

 

Säännönmukaiset tietolähteet

Tietoja saadaan asiakkaan tekemistä rekisteröitymisistä sekä asiakassuhteen aikana asiakkaan tekemistä ilmoituksista. Nimi- ja yhteystietojen päivityksiä saadaan myös päivityspalveluja tarjoavilta viranomaisilta ja yrityksiltä.

Tietoja voidaan saada myös alihankkijoilta, jotka liittyvät palvelun käyttämiseen tai tuottamiseen. Asiakkaiden muista toimista digitaalisessa ympäristössä voidaan saada tietoja, tietojärjestelmistä tai muista digitaalisista lähteistä, joihin kirjaudutaan sähköisen kutsun kautta (linkki), evästeiden kautta tai käyttämällä asiakkaille annettuja tunnuksia.

 

Henkilötietojen käsittely ja luovutus

Asiakasrekisterin tiedot ovat ainoastaan yrityksen käytössä, paitsi käyttäessä ulkoista palveluntarjoajaa joko lisäarvopalvelun tuottamiseen tai luottopäätöksen tueksi.

Tietoja ei luovuteta yrityksen ulkopuolelle tai sen yhteistyökumppaneiden käyttöön, paitsi luottohakemukseen, perintään tai laskutukseen liittyvissä asioissa sekä lainsäädännön velvoittaessa.

Henkilötietoja ei siirretä Euroopan Unionin ulkopuolelle, ellei se ole yrityksen tai sen yhteistyökumppanin teknisen toteutuksen varmistamiseksi tarpeellista.

Rekisteröityneen henkilötiedot hävitetään käyttäjän pyynnöstä ellei lainsäädäntö, avoimet laskut tai perintätoimet estä tietojen poistamista.

 

Tietojen suojaus, tekniset ja organisatoriset toimenpiteet

A) Manuaaliset aineistot
Asiakastapahtumissa kerättävät yhteystiedot ja muut manuaalisesti käsiteltävät asiakastietoja sisältävät asiakirjat säilytetään alkukäsittelyn jälkeen lukituissa ja paloturvallisissa säilytystiloissa. Ainoastaan määrätyillä työntekijöillä on oikeus käsitellä manuaalisesti tallennettuja asiakastietoja.

B) Sähköiset aineistot
Ainoastaan määrätyillä yrityksen ja sen lukuun toimivien yritysten työntekijöillä on oikeus käyttää asiakasomistaja- ja asiakasrekisteriä ja ylläpitää sen tietoja.

Kullakin määritellyllä käyttäjällä on oma henkilökohtainen käyttäjätunnus ja salasana.

Järjestelmä on suojattu palomuurilla, joka suojaa ulkopuolelta tulevia yhteydenottoja järjestelmään.

 

Rekisteröidyn oikeuksien toteuttaminen Informointi tietojen käsittelystä

Oikeus tarkistaa itseään koskevat tiedot
Virheellisten tietojen oikaisu
Oikeus vaatia tietojen poistamista
Oikeus käsittelyn rajoittamiseen ja vastustamiseen
Oikeus saada tietonsa siirretyksi
Oikeus saada itseään koskevat tiedot
Tiedonanto tietoturvaloukkauksesta

 

Tietoturvaloukkauksista ilmoittaminen

Tietosuojavaltuutetulle
Rekisteröidylle